Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable de Datos

El responsable del tratamiento de los datos personales es Vantgard Data & Legal SpA, RUT N°78.383.684-K, con domicilio en Camino la Huala 5075, comuna de Lo Barnechea, ciudad de Santiago, Chile.

Para el ejercicio de los derechos contemplados en esta política, los titulares podrán dirigir sus solicitudes al siguiente medio de contacto habilitado:

• Correo electrónico: pablo.bertelsen@vantgardlegal.com
• Formulario de contacto: disponible en este sitio web

2. Marco Normativo Aplicable

La presente política se rige por la Ley de protección de datos personales N° 19.628 reformada por la Ley N° 21.719, la cual entra en vigor el 1° de diciembre de 2026. Vantgard Data & Legal adopta este marco con carácter anticipado, en coherencia con su objeto social de consultoría especializada en protección de datos personales y compliance —entendido como el conjunto de prácticas y controles orientados al cumplimiento normativo en materia de privacidad.

3. Categorías de Datos Tratados y Universo de Titulares

Vantgard Data & Legal trata las siguientes categorías de datos personales, en función de la naturaleza de la relación que mantenga con el titular:

3.1. Datos de representantes y contactos de empresas clientes

En el contexto de la relación comercial y prestación de servicios profesionales a personas jurídicas, Vantgard trata datos de identificación y contacto de quienes actúan como interlocutores de dichas organizaciones: nombre completo, cargo, área funcional, correo electrónico corporativo y teléfono de contacto.

3.2. Datos de clientes personas naturales

Cuando el cliente es una persona natural, Vantgard trata, adicionalmente, los datos que resulten necesarios para la formalización y ejecución del contrato de servicios: datos de identificación, antecedentes laborales o profesionales relevantes para el encargo, y datos de pago cuando corresponda.

3.3. Datos de terceros contenidos en documentos aportados por los clientes

En el ejercicio de su actividad de asesoría, los clientes pueden remitir a Vantgard documentos que contienen datos personales de terceros ajenos a la relación contractual directa (trabajadores, clientes del cliente, contraparte contractual, entre otros). Dichos documentos son analizados, almacenados temporalmente en los sistemas de Vantgard, incorporados cuando corresponda a los entregables del encargo, y eliminados una vez concluido este.

Respecto de estos datos, Vantgard Data & Legal actúa en calidad de encargado de tratamiento, conforme al artículo 15 bis de la Ley N° 19.628. El tratamiento se realiza exclusivamente según las instrucciones del cliente responsable y en el marco estricto del encargo profesional, sin destinarlos a ninguna finalidad propia.

4. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales tratados por Vantgard Data & Legal tienen las siguientes finalidades, todas vinculadas directamente a su actividad profesional:

• Ejecución del encargo. Prestación de los servicios de consultoría y asesoría jurídica en protección de datos personales, compliance y materias afines contratados por el cliente.
• Gestión contractual y administrativa. Gestión administrativa de la relación contractual, incluyendo comunicación con el cliente, coordinación de reuniones, emisión de propuestas, facturas y documentos asociados.
• Análisis documental. Revisión, análisis e incorporación a entregables de los documentos que el cliente remite en el marco del encargo profesional.
• Cumplimiento legal. Cumplimiento de las obligaciones legales aplicables a Vantgard en su calidad de responsable de datos, incluyendo las derivadas de la Ley N° 19.628 modificada por la Ley N° 21.719.
• Ejercicio de derechos de titulares. Atención de las solicitudes que los titulares formulen en ejercicio de sus derechos.

5. Bases de Licitud del Tratamiento

El tratamiento de datos personales realizado por Vantgard Data & Legal se funda en las siguientes bases de licitud, conforme al artículo 13 de la Ley N° 19.628:

5.1. Ejecución del contrato (Art. 13 letra c)

El tratamiento de los datos de contacto y los datos profesionales de los representantes de empresas clientes y de los clientes personas naturales es necesario para la celebración y ejecución del contrato de servicios suscrito entre las partes. Sin dicho tratamiento, la prestación del servicio no sería posible.

5.2. Interés legítimo (Art. 13 letra d)

En los casos en que el tratamiento no sea estrictamente necesario para la ejecución del contrato, pero sí resulte necesario para la gestión ordinaria de la relación profesional, Vantgard funda el tratamiento en el interés legítimo de administrar eficientemente su actividad de consultoría y mantener comunicación fluida con sus clientes y sus representantes. Dicho interés ha sido ponderado frente a los derechos de los titulares, concluyéndose que no los afecta de manera desproporcionada, dada la naturaleza estrictamente profesional y no masiva del tratamiento.

El titular tiene derecho a oponerse en cualquier momento al tratamiento fundado en esta base, conforme al artículo 8° de la Ley N° 21.719.

5.3. Instrucciones del responsable (Art. 15 bis)

Respecto de los datos de terceros contenidos en documentos aportados por los clientes, el tratamiento se realiza en calidad de encargado, conforme a las instrucciones del cliente responsable y al marco del encargo profesional convenido entre las partes.

6. Proveedores de Servicios en Calidad de Encargados de Tratamiento

Para el desarrollo de su actividad profesional, Vantgard Data & Legal utiliza herramientas tecnológicas proporcionadas por terceros proveedores de servicios en la nube, quienes actúan en calidad de encargados de tratamiento en los términos del artículo 15 bis de la Ley N° 19.628. Dichos proveedores incluyen, entre otros, servicios de correo electrónico corporativo, almacenamiento en la nube, videoconferencia y gestión documental (a saber, Google Workspace y Microsoft 365).

Vantgard Data & Legal ha verificado que dichos proveedores ofrecen niveles adecuados de protección de datos y cumplimiento normativo, y que el tratamiento que realizan se limita a lo estrictamente necesario para la prestación del servicio contratado. En la medida en que dichos proveedores estén establecidos fuera del territorio nacional, la transferencia se ampara en las garantías contractuales que dichos proveedores ofrecen conforme a estándares internacionales reconocidos.

7. Comunicación y Cesión de Datos

Vantgard Data & Legal no cede ni comunica datos personales a terceros, salvo en los siguientes casos:

• Cuando medie una obligación legal que así lo exija.
• Cuando el titular haya prestado su consentimiento previo e informado para una cesión determinada.
• En el marco de encargos de tratamiento a proveedores tecnológicos, conforme a lo señalado en el numeral 6 precedente.

En ningún caso los datos personales serán objeto de comunicación con fines comerciales, de marketing o de elaboración de perfiles sin el consentimiento expreso del titular.

8. Transferencias Internacionales de Datos

Vantgard Data & Legal no realiza transferencias internacionales de datos personales de forma autónoma. Sin perjuicio de lo anterior, el uso de proveedores de servicios en la nube puede implicar que los datos sean procesados en servidores ubicados fuera de Chile. En tales casos, Vantgard verifica que los proveedores ofrezcan garantías adecuadas conforme a los estándares contemplados en la Ley N° 19.628 reformada por la Ley N° 21.719, incluyendo cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos equivalentes.

9. Plazos de Conservación

Los datos personales serán conservados por el tiempo estrictamente necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección. Como regla general:

• Los datos vinculados a la relación contractual se conservarán durante la vigencia del contrato y, una vez concluido, por un plazo de cinco años, en atención a los plazos generales de prescripción de acciones civiles y a las exigencias contables y tributarias aplicables.
• Los documentos aportados por los clientes que contengan datos de terceros serán eliminados de los sistemas de Vantgard una vez concluido el encargo profesional que motivó su remisión, salvo instrucción en contrario del cliente responsable o exigencia legal.
• Los datos tratados en cumplimiento de obligaciones legales se conservarán por el plazo que cada normativa específica establezca.

Transcurridos los plazos indicados, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma segura.

10. Medidas de Seguridad

En cumplimiento del deber establecido en el artículo 14 quinquies de la ley de datos personales (Ley N° 19.628), Vantgard Data & Legal adopta medidas técnicas y organizativas orientadas a garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los datos personales que trata. Dichas medidas se alinean con estándares internacionales reconocidos, incluyendo los marcos de gestión de privacidad definidos en la certificación ISO/IEC 27701, e incluyen, entre otras:

• Control de acceso a los sistemas y documentos que contienen datos personales, restringido al personal que lo requiere en función de su rol profesional.
• Uso de herramientas de comunicación y almacenamiento con cifrado en tránsito y en reposo.
• Deber de confidencialidad aplicable a todos quienes presten servicios a Vantgard y accedan a datos personales en el marco de sus funciones.
• Procedimiento interno de respuesta ante incidentes de seguridad, incluyendo la notificación a los titulares y a la Agencia de Protección de Datos cuando corresponda.

Las medidas adoptadas son proporcionales a la naturaleza de los datos, al volumen del tratamiento y a los riesgos asociados a la actividad de consultoría jurídica especializada.

11. Derechos de los Titulares

Los titulares de datos personales tratados por Vantgard Data & Legal tienen reconocidos los siguientes derechos conforme a los artículos 5° al 10° de la Ley N° 19.628:

• Acceso. Derecho a solicitar y obtener confirmación sobre si sus datos personales están siendo tratados por Vantgard, y a acceder a ellos.
• Rectificación. Derecho a solicitar la modificación o actualización de sus datos cuando sean inexactos, incompletos o desactualizados.
• Supresión. Derecho a solicitar la eliminación de sus datos cuando concurran las causales previstas en la ley.
• Oposición. Derecho a oponerse a un tratamiento determinado, en particular cuando este se funde en el interés legítimo del responsable.
• Portabilidad. Derecho a obtener una copia de sus datos en formato electrónico estructurado y de uso común, y a solicitar su transmisión directa a otro responsable.

11.1. Cómo ejercer los derechos

Las solicitudes deberán dirigirse a los medios de contacto indicados en el numeral 1 de esta política, individualizando al titular, el derecho que se desea ejercer y, cuando corresponda, los datos específicos sobre los que recae la solicitud. El plazo de respuesta es de treinta días hábiles contados desde la recepción de la solicitud completa, prorrogables por otros 30, en virtud de razones fundadas.

11.2. Derecho a recurrir ante la Agencia

En caso de que Vantgard Data & Legal rechace, no responda oportunamente o responda de manera infundada la solicitud formulada, el titular tiene derecho a recurrir ante la Agencia de Protección de Datos Personales, conforme al procedimiento establecido en la Ley N° 19.628.

12. Tratamiento de Datos a Través del Formulario de Contacto del Sitio Web

El sitio web de Vantgard Data & Legal dispone de un formulario de contacto a través del cual los usuarios pueden remitir consultas o solicitudes. Los datos recopilados mediante dicho formulario (nombre, correo electrónico y contenido del mensaje) se utilizarán exclusivamente para dar respuesta a la solicitud formulada y no serán tratados para ninguna finalidad adicional sin el consentimiento del titular.

La base de licitud de este tratamiento es el interés legítimo de Vantgard en atender las consultas de potenciales clientes y personas interesadas en sus servicios, el que ha sido ponderado frente a los derechos de los usuarios.

13. Actualización de la Política

La presente política podrá ser modificada en función de cambios normativos, organizacionales o en las actividades de tratamiento de datos de Vantgard Data & Legal. Toda modificación será publicada en el sitio web con indicación de la versión y fecha de actualización. Se recomienda a los titulares revisar periódicamente el contenido de esta política.